1 syyskuun, 2022

Oletko menossa messuille tai tapahtumaan? Huolellisesta suunnittelusta tulee toimiva toteutus

Messut saattavat olla yritykselle yksi vuoden tärkeimmistä tapahtumista. Tavata uusia potentiaalisia asiakkaita, nähdä olemassa olevia asiakkaita ja tutustua muiden alan yritysten tarjoomaan. Messuilla on kiva olla, siellä on äksöniä. Siellä tapahtuu, näkyy kaikenlaista ja saa myös inspiraatioita. Lähtiessäsi messuille kannattaa muistaa, että se on investointi yritykselle, joka saattaa kantaa hyvin suunniteltuna pitkällekin tulevaisuuteen. On tosi tärkeää asettaa päämäärä mitä halutaan ja millaisia kohderyhmiä tavoitellaan messuilla. Tavoite on siis A & O, joka luo puitteet ja lähtökohdan suunnittelulle. Täytyy muistaa että ohikulkevan messuvieraan mielenkiinto (kiinnostus) on herätettävä parissa sekunnissa. Joten näkyvyyteen kannattaa investoida, jos on ensin jo investoinut kalliin osaston.

Nyt on kulta-aikaa messuille kesän muuttuessa syksyksi. Koronan jälkeen pääsemme taas erilaisiin tapahtumiin, niin luultavasti moni lähtee katselemaan ja viihtymään messuille tai muihin tapahtumiin. Suunnittelu kannattaa aloittaa ajoissa. Olen kesän aikana suunnitellut Habitare-messuille erilaisia materiaaleja asiakasyritykselle. Pääsin aloittamaan hyvissä ajoin kesällä suunnittelun, joka mahdollistaa sen, että kaikki on ajoissa valmiina. Suunnittelussa on otettava huomioon myös painettavien materiaalien osalta painotyöhön menevä aika. Usein messuille tehdään useampia erilaisia materiaaleja kuten esite, kortteja, banderolleja, julisteita. Valmistus saattaa tapahtua yhdessä paikassa tai useammassa, ja sitä tärkeämpää on pitää aikatauluista kiinni.

Markkinapaikan eli messu- tai tapahtumanpaikan sijainnin näkyvyys on huomioitava. Missä osasto alueella sijaitsee, kuinka näkyvä se on sekä millaisen kulkureitin varrella. Tämä vaikuttaa millaista näkyvyyttä on rakennettava huomion kiinnittämiseksi. Pääviestin pitää tulla hyvin esille ja brändin tietysti. Messuilla kannattaa käyttää näkyvyyden herättämiseksi selkeitä isoja pintoja. Täytyy myös muistaa että ympäristö on hyvin kirjava, täynnä erilaisia osastoja. Selkeät isot pinnat erottuvat tästä helposti. Kulkija kiinnittää muutaman sekunnin ajan huomiota osastoon ohi kulkiessaan, joten on mietittävä mikä hänet pysäyttää.

Messu- ja tapahtumaosastojen neliöt ovat aina rajalliset. Siksi myös osaston suunnittelu täytyy hyödyntää optimoidusti. Moni tekeekin omat uniikit rakenteet, mutta on myös perinteisiä moduulirakenteita jotka somistetaan omilla materiaaleilla. Osastoa pitäisi osata katsoa niin kaukaa kuin läheltä sekä sijainnin suhteen eri kulmista. Näkyykö tärkein viesti kulkevan ihmismeren ohi muille?

Millaisia asioita on huomioitava?
Älä unohda kohderyhmiä

Kohderyhmiä kannattaa puhutella erilaisilla luovilla ratkaisuilla. Pitäisi tehdä jotain joka puhuttelee kohderyhmää ja erottaa muista. Liikkuva kuva saattaa olla sellainen, jota pysähdytään katsomaan. Joku heittopeli, joka kiinnittää huomion. Tämä saattaa kuitenkin olla sellainen, joka vetää puoleensa ei kohderyhmää. Sellaisia ovat esimerkiksi messuilla käytetyt onnenpyörät. Kaikki haluavat pyörittää, mutta kohderyhmä ei ole oikea.

Toiminnallisuus osastolla on tärkeä, kuinka asiakkaat saavat tarvittavat materiaalit, millaista kannattaa tehdä, entä kuinka hoidetaan liidien kerääminen osastolla. Tällaisia asioita on mietittävä. Jos tehdään isoja esitteitä, niitä löytyy messupaikan roskiksista. Kukaan ei jaksa kantaa niitä matkassa, jos ei mahdu taskuun tai käsilaukkuun. Arvonnat ovat hyviä liidien keräämiseen. Myös nuo aiemmin mainitsemani pelit voivat toimia positiivisena tunnetta jättävänä toiminnallisuutena. Osallistaminen jättää aina positiivisempaa muistijälkeä. Siksi näitä keinoja käytetään usein messuilla. Tässä tärkeää on, että mietit mikä vetoaa kohderyhmääsi. Mikä saa heidät kiinnostumaan, pysähtymään ja jättää positiivisen muistijäljen. Kuinka keräät oikeat potentiaaliset asiakkaat itsellesi, jotta voit olla heihin yhteydessä myöhemmin.

Suunnittelu on kuten huomaat avainasemassa. Hyvin suunniteltua messuosastoa voi käyttää useammilla messuilla. Seuraavana vuonna kulut ovat huomattavasti pienemmät kun on kerralla suunniteltu hyvin toimiva ja näkyvä osasto.

Aikataulu on mietittävä tarpeeksi ajoissa, jotta kaikki toimii hyvin ja valmistuu ajoissa. Aikataulu kannattaa aikatauluttaa ja vaiheistaa tekemiset. Tämä on usein se joka aiheuttaa hikeä ja kyyneliä, saadaanko kaikki ajoissa valmiiksi. Varaa myös riittävästi porukkaa messuille, jotta kaikki jaksavat olla mukana iloisena sekä freeseinä palvelemassa kohderyhmiä. Messuilla seisominen on rankkaa, ja jos resursseja sinne on liian vähän, väsy iskee päivien aikana.

Älä unohda jälkimarkkinointia! Messujen/tapahtuman jälkeen ole yhteydessä potentiaalisiin liideihin. Älä vain huokaise kun selvisit messuista, vaan suunnittele ja allakoi aikatauluusi mitä teet messujen jälkeen. Kuinka olet yhteydessä.

Tässä vielä lyhyt muistilista mitä kannattaa tehdä messuille tai tapahtumaan osallistumisen suunnitteluksi:

  • Aseta selkeä tavoite messuille/tapahtumaan
  • Päätä kuinka osallistut
  • Mikä on pääviesti mitä haluat välittää kohderyhmälle?
  • Suunnittele selkeä aikataulu toteutukselle, oheisohjelmat, resurssit, kilpailut, liidien kerääminen
  • Tee suunnitelma tarvittavasta materiaalista ajoissa ja sen toteutuksesta
  • Sovi henkilöstö ja infoa/sparraa heidät hoitamaan tehtäväänsä
  • Hyödynnä messujärjestäjän apua ja muita ammattilaisia, jos et itse ehdi suunnitella osta palvelu joltain (voit vaikka minulta ostaa)
  • Suunnittele jälkimarkkinoinnin hoitaminen, kuka tekee ja mitä sekä missä aikataulussa
  • Lähde messuille iloisin mielin ja rentoutuneena, nauti tilaisuudesta.

Nyt suunnittelemaan innostavia tapahtumia yritykselle. Ota vinkeistäni vaarin, ja ole ajoissa liikenteessä.

Aiempia artikkeleita

Haluatko uusia yritysilmettäsi?

Haluatko uusia yritysilmettäsi?

Yritysilme kannattaa uudistaa aina silloin tällöin. Menet kauppaan ja huomaat että tutut ruokapakkaukset on...